Personuppgiftspolicy

Toveks Bil är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in direkt från dig, och behandlingen sker enligt gällande lagstiftning.

Toveks Bil är också personuppgiftsbiträde åt Volkswagen Group Sverige AB, vilket innebär att vi förvaltar vissa uppgifter som samlats in av våra varumärken Volkswagen, Audi, Seat, Škoda, Cupra och Volkswagen Transportbilar. Vårt åtagande i det avseendet regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Volkswagen Group Sverige AB.

Våra principer i korthet

• Laglighet, öppenhet och ändamålsbegränsning. Varje behandling har en dokumenterad, laglig grund enligt GDPR. Vi är öppna med hur vi behandlar dina uppgifter och tydliga med syftet — och vi använder dem aldrig i något annat syfte än det vi uppgett. Du äger dina uppgifter; vi lånar dem för att kunna bistå dig som kund på bästa sätt.

• Uppgiftsminimering. Vi samlar inte in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt, eller för ett obestämt framtida behov.

• Riktighet. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att uppgifterna vi har ska vara riktiga och att felaktiga uppgifter raderas eller rättas. Ser du att vi har fel uppgifter om dig — kontakta oss så rättar vi till det.

• Lagringsminimering. När uppgifterna inte längre behövs raderas eller avidentifieras de. Alla våra behandlingar har fastlagda rutiner och tidsfrister för gallring.

• Integritet och sekretess. Endast de personer som behöver en uppgift får del av den. Vår personal har signerat sekretessavtal, och vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter.

• Ansvar. Som personuppgiftsansvarig respektive personuppgiftsbiträde åt våra varumärken har vi ett stort ansvar. Vi registrerar samtliga behandlingar i ett system, och registreringarna genomgår en årlig revision av vårt dataskyddsombud.

Om du kontaktar en säljare

SAMS

SAMS är vårt CRM-system där vi skapar offerter och ordrar. När du frågar på en offert sparar vi namn, personnummer/organisationsnummer, telefonnummer, mejladress och adress för att kunna återkoppla och ge ett korrekt erbjudande. Säljaren kan lägga till en fritext som hör till affären, och för att kunna ge dig ett pris på ditt inbyte sparar vi även registreringsnumret på din tänkta inbytesbil. Vid ordertecknande noterar vi också ditt val av försäkringsbolag och finansiering.

Uppgifterna i SAMS kan även användas för riktad information, inbjudningar till events, marknadsföring och erbjudanden från Toveks Bil och våra varumärken — alltid relevant för ditt nuvarande bilinnehav. Du kan avböja detta genom att kontakta oss. Systemet driftas av Volkswagen Group Sverige AB och regleras genom ett biträdesavtal. Uppgifterna lagras under kundförhållandet och i 12 månader efter att det avslutats; uppgifter i ett offertförfarande sparas i 3 månader innan de gallras.

Rättslig grund: avtal, eller åtgärder inför ett avtal, för offert- och orderhanteringen (art. 6.1 b). Den riktade informationen och marknadsföringen till dig som kund vilar på vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda dig relevant information om ditt bilinnehav (art. 6.1 f) — du kan när som helst invända mot den.

BAM och VISMA

Vid ordertecknande förs de uppgifter som behövs för att fakturera din bil över från SAMS till vårt säljadministrativa system BAM. Vid fakturering förs uppgifterna även in i vårt affärssystem VISMA för att uppfylla bokföringslagen. Gallring sker efter åtta år (7 år + innevarande).

Rättslig grund: rättslig förpliktelse. Bokföringslagen kräver att vi bevarar räkenskapsinformation (art. 6.1 c).

Bilbevakning

Anmäler du dig till en bilbevakning på vår webbplats lagrar vi din mejladress för att kunna meddela dig när en bil som matchar dina kriterier finns tillgänglig. Uppgifterna används enbart för detta ändamål och gallras senast ett år efter anmälan, eller när du avanmäler dig.

Rättslig grund: samtycke. Du lämnar det när du anmäler dig och kan återkalla det när som helst genom att avanmäla dig (art. 6.1 a).

Om du tar kontakt med servicemarknad

Automaster

Automaster är vårt verksamhetssystem för arbetsordrar, reservdelsordrar och fakturering. När du gör ett köp eller bokar service lagrar vi namn, adress, mejladress och telefonnummer för att kunna kontakta dig. Gäller ärendet en specifik bil sparar vi även registreringsnummer, mätarställning och din kundanmärkning, så att vi kan serva eller reparera bilen enligt tillverkarens anvisningar. Företräder du en firma som vill bli fakturerad lagrar vi även organisationsnumret, och vill du ha kredit gör vi en kreditprövning som du skriftligen samtycker till — bedömningen loggas med kreditlimit och motivering.

Uppgifterna kan också användas för att erbjuda dig att delta i en kundundersökning i kvalitetsförbättrande syfte. Systemet driftas av Bitsdata och regleras genom ett biträdesavtal. Arbetsordrar och reservdelsordrar sparas i högst tre år; kunduppgifter gallras automatiskt åtta år efter senaste affärstransaktion.

Rättslig grund: avtal för verkstadsbesöket, köpet och faktureringen (art. 6.1 b), och rättslig förpliktelse för de uppgifter bokföringslagen kräver (art. 6.1 c). Kundundersökningen vilar på vårt berättigade intresse av att följa upp kvaliteten (art. 6.1 f), och kreditprövningen på ditt uttryckliga samtycke (art. 6.1 a).

CABAS

Vid en skada på din bil använder vi branschsystemet CABAS för att registrera ärendet och reglera skadan mot ditt försäkringsbolag, där vi agerar personuppgiftsbiträde. Vi lagrar namn, adress, mejladress och telefonnummer samt bilens registreringsnummer, mätarställning, beskrivning och bild av skadan, försäkringsbolag och skadenummer. Systemet driftas av Consulting och regleras genom ett biträdesavtal. Gallring sker efter åtta år (7 år + innevarande).

Rättslig grund: avtal för reparationen (art. 6.1 b). I skaderegleringen mot ditt försäkringsbolag är bolaget personuppgiftsansvarigt och vi personuppgiftsbiträde; gallringen styrs av bokföringslagen (art. 6.1 c).

CITK däckhotell

Förvarar du hjul på något av våra däckhotell lagrar vi namn, mejladress, eventuell övrig kontaktinformation samt information om de förvarade hjulen — för att hålla reda på däcklagret, planera hjulskiften och kunna återkoppla med erbjudanden på nya däck. När du inte längre är kund på däckhotellet raderas dina uppgifter. Systemet driftas av CITK och regleras genom ett biträdesavtal; inga kopplingar finns till annan extern part.

Rättslig grund: avtal om förvaringen (art. 6.1 b). Erbjudanden om nya däck till de hjul vi förvarar vilar på vårt berättigade intresse (art. 6.1 f).

VISMA och Palette

I vårt redovisningssystem VISMA och vårt system för skannade leverantörsfakturor Palette sparar vi namn, personnummer, bankuppgifter och momsregistreringsnummer. Fakturor sparas i sju år enligt bokföringslagen. Systemen är behörighetsstyrda, driftas av Bitsdata och regleras genom ett biträdesavtal.

Rättslig grund: rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen (art. 6.1 c).

Om du mejlar oss eller fyller i ett formulär

Mejl du skickar till oss sparas hos mottagaren och kan vidarebefordras internt för att du ska få rätt hjälp. Varje medarbetare får spara mejl men ska radera dem så snart ärendet är avklarat. Mejl som inte övergår i ett ärende eller ett kundförhållande gallras senast 12 månader efter din senaste kontakt, och jobbansökningar raderas senast 6 månader efter att tjänsten tillsatts om vi inte bett om och fått ditt samtycke att spara dem längre. Jobbansökningar raderas efter tillsatt tjänst om vi inte ber om att få spara dem. Känsliga uppgifter sprids inte till andra än de som behöver informationen för att hjälpa dig — är du angelägen om att ditt mejl inte sprids inom organisationen, var extra tydlig med det. Mejl lagras på en server hos Bitsdata och regleras genom ett biträdesavtal.

Rättslig grund: berättigat intresse av att kunna ta emot och besvara det du hör av dig om (art. 6.1 f). Rör mejlet ett avtal eller ett pågående ärende är grunden i stället avtal (art. 6.1 b), och en jobbansökan behandlas på vårt berättigade intresse av att kunna rekrytera.

När du fyller i ett kontakt- eller intresseformulär på webbplatsen behandlas uppgifterna via HubSpot, vårt verktyg för att ta emot och följa upp förfrågningar. Vi lagrar de uppgifter du anger — till exempel namn, mejladress, telefonnummer och ditt meddelande — för att kunna återkoppla i ditt ärende. Uppgifterna gallras senast ett år efter din senaste kontakt om de inte övergår i ett kundförhållande. Behandlingen regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och HubSpot.

Rättslig grund: berättigat intresse av att kunna besvara din förfrågan (art. 6.1 f). Har du kryssat i rutan för utskick och erbjudanden behandlas den delen på ditt samtycke (art. 6.1 a), som du kan återkalla när som helst.

Om du registrerar dig som laddkund (Virta)

Virta är laddplattformen för vår publika laddning. När du registrerar dig lagrar vi de uppgifter du anger — förnamn, efternamn, mobilnummer, e-post, adress och eventuellt företagsnamn — och kopplar du ditt betalkort till tjänsten även kortuppgifterna, för att kunna hantera betalningar. Uppgifterna vidareförmedlas till Virtas finska moderbolag Liikennevirta Oy som hanterar betalningen; behandlingen regleras genom ett personuppgiftsbiträdesavtal. Ditt samtycke lämnar du vid registreringen på https://toveksbil.register.virtaglobal.com/register.

När du laddar med ditt laddkonto uppstår en laddhistorik — plats, tidpunkt och påfyllningar av kontot — som kan ses av Toveks Bils administratörer av laddtjänsten samt Liikennevirta Oy. Syftet med registreringen är att kunna erbjuda dig bästa möjliga pris och service vid laddning på våra anläggningar; kontaktuppgifterna kan även användas för information och erbjudanden relaterade till laddning av elbilar. Vill du vara anonym vid laddning rekommenderar vi engångsbetalning via kreditkort (One Time Payment) — då kan Toveks Bil inte identifiera dig och personuppgiftsansvaret ligger helt på Liikennevirta Oy.

Rättslig grund: avtal om laddtjänsten och betalningen av den (art. 6.1 b). Information och erbjudanden om laddning vilar på ditt samtycke vid registreringen (art. 6.1 a).

Du kan själv se, ändra och ta bort dina uppgifter via Min sida på Virtas webbplats eller i Virta-appen; ändringarna slår igenom även hos Liikennevirta Oy. Kontaktar du i stället Toveks Bil i ett sådant ärende ber vi dig legitimera dig med giltig legitimation. Finns ingen affärstransaktion på sju år gallras dina uppgifter; vill du avsluta ditt konto tidigare är du välkommen att kontakta oss.

Bilder på hemsidan och i sociala medier

Vi är varsamma när vi publicerar bilder på individer. Inlägg som direkt identifierar en person med namn och bild görs endast med personens samtycke. Vid events tar vi ofta bilder och ibland film som kan publiceras på vår hemsida, på Instagram eller på företagets sidor på Facebook utan samtycke från alla som syns — vill du delta men inte bli fotograferad, meddela det vid anmälan eller på plats så respekterar vi ditt önskemål.

En publicerad bild ska fylla ett syfte och inte upplevas kränkande eller utpekande. Anser du att vi publicerat en bild eller ett inlägg som identifierar dig och som du inte känner dig bekväm med, kontakta oss så tar vi skyndsamt bort bilden både externt och internt.

Rättslig grund: samtycke för inlägg som identifierar dig med namn och bild (art. 6.1 a). Översiktsbilder från event publiceras på vårt berättigade intresse av att kunna berätta om vår verksamhet (art. 6.1 f) — säg till så tar vi bort bilden.

Dataskyddsombud

Toveks Bil har utsett ett dataskyddsombud som bevakar våra personuppgiftsbehandlingar. Dataskyddsombudets uppgifter är att:

• Internrevidera våra rutiner för personuppgiftsbehandling en gång per år.

• Administrera vår förteckning över personuppgiftsbehandlingar samt biträdesavtal.

• Hålla företagsledningen uppdaterad om status på våra behandlingar.

• Anmäla dataskyddsincidenter till tillsynsmyndighet i enlighet med GDPR.

Dina rättigheter och val

• Du har rätt att lämna de uppgifter du vill och avböja att lämna uppgifter du inte känner dig bekväm med — tänk dock på att vissa val kan begränsa vår förmåga att hjälpa dig. Vi frågar inte om uppgifter vi inte behöver.

• Du har rätt att bli informerad om de personuppgiftsbehandlingar vi utför.

• Du har rätt att få tillgång till de uppgifter vi lagrar om dig och att portera ut dem, kostnadsfritt en gång per år — kontakta oss så hjälper vi dig.

• Du har rätt att få felaktiga uppgifter korrigerade om du meddelar oss dem.

• Du har i vissa fall rätt att bli glömd (få alla uppgifter raderade), om inte annan lagstiftning eller avtal begränsar den rätten — till exempel om du har ett bindande avtal med oss eller om lag kräver att vi lagrar vissa uppgifter. Kontakta oss med din begäran så sker en prövning i det enskilda fallet.

• Du har rätt att invända mot behandlingar som vi utför med stöd av ett berättigat intresse — till exempel riktad information, erbjudanden och kundundersökningar. Invänder du mot direktmarknadsföring upphör vi alltid med den; för övriga behandlingar prövar vi om våra skäl väger tyngre än dina intressen.

• Du har rätt att begära att behandlingen begränsas medan vi utreder om en uppgift är riktig, om behandlingen är laglig eller om din invändning ska vinna. Under tiden lagrar vi uppgiften men använder den inte till annat.

• Du har rätt att klaga på vår behandling hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se, som är tillsynsmyndighet.

Överföring till tredje land

De flesta av våra system driftas inom EU/EES. Två undantag finns. Vårt formulär- och uppföljningsverktyg HubSpot tillhandahålls av HubSpot, Inc. i USA, och laddplattformen Virta av Liikennevirta Oy i Finland — det senare inom EU/EES och alltså ingen tredjelandsöverföring.

För HubSpot sker överföringen med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med kompletterande skyddsåtgärder, och HubSpot är anslutet till EU–US Data Privacy Framework. Vi lämnar aldrig fler uppgifter än de du själv fyller i formuläret. Vill du veta mer om skyddsåtgärderna, eller få en kopia av dem, hör av dig till oss.

Cookies

På vår webbplats använder vi cookies — små textfiler som lagras på din enhet — för att webbplatsen ska fungera, komma ihåg dina val och förstå hur sidan används. Nödvändiga cookies krävs för grundläggande funktioner och säkerhet och lagrar ingen information som identifierar dig som person. Cookies för analys, marknadsföring och funktioner används först efter ditt samtycke, som du när som helst kan ändra eller återkalla.

En fullständig och aktuell förteckning över de cookies webbplatsen sätter — med leverantör, ändamål och lagringstid — hittar du på vår sida om cookies.

Personuppgiftshantering hos våra varumärken

Våra varumärken (Volkswagen, Audi, Seat, Škoda, Cupra och Volkswagen Transportbilar) har en gemensam portal där du kan se de uppgifter som finns lagrade samt redigera och styra vilka prenumerationer du vill ha. Inloggning sker med mobilt BankID. Tänk på att portalen endast behandlar uppgifter som hanteras av våra varumärken — Toveks Bil kan ha andra uppgifter, som du får tillgång till genom att kontakta oss.

I Volkswagen-gruppens samtyckesportal hanterar du dina samtycken för tjänster kopplade till Volkswagen Group Sverige: minauppgifter.vwgroup.se.

Kontakta oss

Har du frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter, vill du rätta felaktiga uppgifter eller utöva någon av dina rättigheter? Hör av dig via vår kontaktsida så hjälper vi dig.